Fichiers, stockage : comment organiser son travail lorsqu’on est indépendant ?

Perdre ses données de travail, c’est sûrement le cauchemar n°1 des indépendants, en particulier dans nos métiers de graphistes. Les risques sont multiples : casse machine, vol, fausse manipulation…

Il n’est pas toujours évident de trouver la bonne solution pour se prémunir de ce risque. D’autant que s’y ajoute aujourd’hui la problématique de la mobilité. Les travaux sont réalisés au bureau ou à la maison sur un « gros » Mac, mais il faut pouvoir y accéder en clientèle en étant certain que tout soit synchronisé et accessible, même s’il n’y a pas de WiFi.

Au cours de ces dernières années, je me suis beaucoup déplacé et j’ai dû naviguer entre plusieurs environnements de travail suivant l’endroit où je me trouvais. J’ai également été confronté à différents incidents, des plus anodins aux plus grave, tels qu’un incendie ou un cambriolage. Ces expériences m’ont amenées à la conclusion que la meilleure façon de protéger ses données professionnelles comme celles de ses clients, tout en garantissant une disponibilité de chaque instant, quel que soit le terminal repose sur une méthode assez simple :

• choisissez une solution de stockage en ligne qui dispose d’un client « lourd » adapté à votre système d’exploitation (par exemple Dropbox ou Google Drive) ;
• installez ce client sur tous vos terminaux de travail
• stockez vos fichiers de travail en local, mais dans le dossier de la solution de stockage en ligne ; de cette façon, vos données seront automatiquement sauvegardées et synchronisées en tâche de fond ;
• achetez un disque dur externe sur votre ordinateur principal et installez un logiciel de sauvegarde automatique, comme Time Machine sur Mac ; les données seront ainsi sauvegardées sur un support local, indépendant de toute connexion internet ;
• pour votre messagerie, privilégiez les solutions 100% en ligne, de façon à pouvoir y accéder depuis n’importe quel terminal ; mais choisissez une solution qui propose un mode hors-ligne de façon à pouvoir consulter vos archives même sans accès Internet.

Pour résumer, prenez le meilleur des mondes en évitant de mettre tous vos œufs dans le même panier. Oui au stockage en ligne, mais à condition d’avoir une copie de vos fichiers en local avec une synchronisation. Et ce quelque soit l´outil de travail que vous utilisez : ordinateur, smart phone, tablette…

Personnellement, mon trio de prédilection est Evernote Premium, Dropbox et Gmail. Et vous ?