Bien organiser son travail quand on travaille en free-lance, en agence de comm’ ou dans un service marketing

Travailler en solo ou dans une petite agence n’est pas une sinécure : il faut tout gérer  seul, des travaux pour les clients aux diverses tâches administratives qui ne souffrent généralement aucun retard. La question de l’organisation devient rapidement cruciale, et si certaines personnes ont un talent inné pour cela, d’autres au contraire ont tendance à se noyer dans un verre d’eau.

Je vous propose de faire le tour des méthodes et des outils qui peuvent vous aider à mieux gérer votre activité, sur la base de notre propre expérience au sein du service marketing Exaprint.

Conseil 1 : Ne pas foncer tête baissée sur les outils numériques

Beaucoup de free-lances ou de chefs de projet commettent l’erreur de croire que les outils informatiques peuvent solutionner tous leurs problèmes. Personnellement, je crois beaucoup à l’efficacité des méthodes à l’ancienne, surtout lorsque l’on travaille en indépendant ou dans une toute petite équipe. Un bon vieil agenda papier pour organiser le travail de la semaine et un calendrier de banque pour noter les grandes échéances annuelles et les projets de longue haleine suffisent déjà à clarifier ce qu’il faut faire. Pour prioriser ses tâches, je conseille la matrice d’Eisenhower… Mise au point par le général éponyme qui planifia le débarquement en Normandie, cette méthode consiste à trier les taches à faire suivant quatre catégories :

• Urgent et Important : ça doit être traité en top priorité, sans attendre
• Urgent : à faire vite, mais sans grand enjeu. Eisenhower conseillait dans ce cas de sous-traiter les tâches que vous avez placé dans cette catégorie
• Important : missions auxquelles il faut que vous consacriez du temps et qui ont un réel enjeu
• Pas urgent, pas important : liste de petites choses anodines qui ne doivent pas polluer votre planning. À garder pour les moments creux !

La matrice d’Eisenhower – https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Matrice_Eisenhower.svg

Pour l’utiliser quotidiennement, cette méthode est redoutable d’efficacité. Vous pouvez organiser vos tâches suivant ce schéma sur une simple feuille A4 ou en utilisant des post-its® que vous collez sur une vitre. Vous verrez que vous deviendrez rapidement accros à cette petite satisfaction que l’on éprouve au moment de décoller un post-it pour le jeter à la corbeille.

Conseil 2 : passer au numérique… avec prudence

Si elles fonctionnent bien, les méthodes « analogiques » sont parfois inadaptées aux travailleurs nomades : le freelance, le chef de projet ou le chef de pub qui passe la moitié de son temps en déplacement aura des difficultés à faire suivre son calendrier de banque ou son mur de Post-it ! C’est là que les outils numériques peuvent devenir intéressants. Il en existe un très grand nombre et pour sélectionner celui qui vous correspond le mieux, il faut commencer par identifier vos outils de prédilection. Lorsque vous êtes en déplacement, travaillez-vous plutôt sur votre ordinateur, depuis une tablette ou sur un smartphone ? Et avez-vous besoin de synchroniser vos tâches d’un terminal à l’autre ?

En fonction des réponses, vous allez déjà disposer de critères de discrimination. Personnellement, je préconise de choisir des solutions cross-platform : les outils natifs des OS constituent des pistes intéressantes. Sur Mac, l’application Rappels est assez efficace tout en présentant l’avantage de fonctionner aussi bien sur iPhone, iPad ou Mac. Il suffit de créer une liste par catégorie de votre matrice Eisenhower, et le tour est joué. Petit inconvénient, il est difficile d’avoir une vue d’ensemble. Si vous êtes plutôt Google-addict, l’application Tâches de Gmail est franchement pas mal : malgré une interface qui replonge instantanément dans les années 2000, cet utilitaire permet de créer des listes, de transformer un email en tâche, de planifier des dates et, cerise sur le gâteau, d’afficher votre ToDo dans GoogleCalendar.

Si ces outils vous semblent trop basiques, vous pouvez opter pour du plus costaud : en cela, je conseille en premier lieu Evernote qui, outre le fait d’être gratuit et multiplateforme, facilite la création de votre matrice Eisenhower sous forme de notes ou de tableau et de cases à cocher. Un système de rappels à programmer facilite l’ajout d’alertes pour les plus stressé(e)s.

Matrice Eisenhower dans Evernote

Enfin, si toutes ces pistes ne vous satisfont pas et que vous recherchiez l’outil ultime, plusieurs pistes s’offrent encore à vous :

• Votre principal outil de travail est votre client de messagerie ? Choisissez Mailbox de Dropbox, Inbox de Google, ActiveInbox pour Gmail ou Mailtags sous Mac. Ces solutions transforment votre messagerie en un centre de planification. Vous triez vos mails par dates d’échéance, vous gérez vos todos et vous définissez des niveaux d’importance à partir d’une seule et même interface. Si cette méthode est efficace, elle peut toutefois vite vous déborder si vous traitez un gros volume de mails. Et elle vous oblige à travailler toute la journée avec votre messagerie ouverte, ce qui est plutôt polluant.
• Vous cherchez un outil dédié ? Je vous conseille Omnifocus sous Mac. Toutes les options d’organisation sont possibles, les rendez-vous de votre agenda y sont automatiquement intégrés et vous pouvez ajouter notes et pièce jointe d’un clic. Cet outil est vraiment très utile pour un consultant ou pour des métiers techniques. Principal bémol, son coût car il faut acheter une licence par terminal, un comble à l’heure actuelle ! Si vous êtes plutôt « solutions gratuites », il existe un certain nombre d’outils sur le web, qui pour certains disposent d’applications mobiles.
  

  Le tableau de bord de Treelo

  Mes deux préférés sont Trello et Wunderlist. Trello est à l’origine un gestionnaire de projet, mais qui fonctionne très bien au quotidien pour organiser son propre travail de façon visuelle. Il est disponible en mode web et sur terminaux mobiles. Wunderlist est quant à lui une sorte de super todo list très facile à utiliser.

  

  L’interface de Wunderlist sur l’appli mobile

Conseil 3 : envisager le collaboratif en testant les outils

Si gérer son propre travail n’est pas toujours évident, organiser les tâches d’une équipe en mode collaboratif peut vite relever du cauchemar… Beaucoup de chefs de projets ou de managers s’y sont cassés les dents soit par manque d’organisation, soit en raison d’outils mal adaptés au profil des utilisateurs. Dans ce domaine, et après des années d’expérimentation (!), je préconise trois outils pour gérer efficacement le travail d’une équipe, qu’elle soit réduite ou large, locale ou distante :

• Wrike : de loin, l’outil que je privilégie car il a cet énorme avantage de présenter une vue des tâches en mode Gantt. Cette vue est très pratique pour créer des rétroplannings et suivre l’avancement des projets. Wrike propose beaucoup d’outils collaboratifs, des tableaux de bord personnalisables et des analyses de charge des différents membres de l’équipe. C’est réellement l’outil le mieux adapté au métiers du marketing et des arts graphiques, et les récompenses que rafle cette startup confirment la qualité de son outil. La version gratuite est limitée mais permet de se faire une idée. Quand à la version payante, elle reste accessible…
• Trello : fonctionnant aussi bien pour une seule personne que pour une équipe, il est plutôt conçu dans une logique proche de la méthode KanBan. Sa présentation visuelle est très ergonomique et ludique, ce qui peut correspondre à des utilisateurs non-experts.
• Asana : alternative à Wrike, plutôt orientée KanBan, Asana est un bon outil de travail collaboratif dont l’interface séduira les utilisateurs de Microsoft Office. Principal inconvénient d’Asana – de mon point de vue – l’absence d’une vue en mode Gantt, indispensable pour les chefs de projets qui comme moi, ont besoin de « voir » les plannings.
  

  Asana sur différents terminaux

Si vous voulez avoir un aperçu des différentes particularités de chaque outil, je vous conseille ce lien sur project-management.zone.

En conclusion…

Difficile de préconiser tel ou tel outil… Tout dépend de la façon dont vous voyez les choses, dont vos collègues sont organisés. Mais il existe bel et bien des façons d’améliorer efficacement la gestion de son travail. A vous de tester les outils pour trouver celui qui vous convient, et pourquoi pas, de créer votre propre méthode ! Et si vous utilisez d’autres outils ou d’autres méthodes, n’hésitez pas à les partager en commentaires de ce post, cela m’intéresse beaucoup !